Foire aux questions (FAQ)

Au bout de combien de temps est-ce que le Kindermissionswerk statue sur une demande de soutien ? Des personnes physiques indépendantes peuvent-elles, à titre individuel, demander un soutien ? Le Kindermissionswerk apporte-t-il son soutien à des programmes de parrainage d’enfants ? Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes.

Le Kindermissionswerk soutient des projets dans divers secteurs, comme l’instruction, la nutrition, la santé, l’intégration sociale et les activités pastorales pour les enfants. Vous trouverez ici de plus amples informations à ce sujet et une liste non exhaustive de formats de projets. Selon les pays et les régions, les accents et les priorités thématiques varient. Nous les actualisons régulièrement en fonction de l’évolution des défis, veillant à ce que chaque pays et chaque région bénéficie d’un soutien parfaitement adapté à ses besoins. Il est déterminant de cibler la demande de soutien et le projet sur les besoins réels au niveau local.

Vous pouvez les télécharger ici. Veuillez tenir compte du fait que le contenu des lignes directrices peut varier selon la nature du projet (programmes pluriannuels, construction de bâtiments, projets de communication, etc.).

Outre la demande descriptive (narrative) et le budget prévisionnel détaillant les dépenses et le financement prévu, divers autres documents, pouvant varier selon la nature du projet, sont requis pour l’examen de la demande de soutien et la signature du contrat de projet. Vous trouverez ici une liste de ces documents.

Un projet est un ensemble de mesures, axées sur des objectifs et des effets, répondant aux besoins de la population locale (familles et enfants, les groupes cibles du Kindermissionswerk). Le partenaire travaille directement avec la population locale et commence toujours par définir, dans le cadre d’une analyse du milieu et des problèmes, les défis à relever et les besoins locaux. Le concept de résolution du problème est ensuite élaboré en commun. De ce fait, toute demande de soutien doit comporter les éléments suivants : description de la situation et du contexte, analyse des problèmes et du milieu, spécification du groupe cible.

Une demande de projet comporte toujours une partie narrative, présentant la logique du projet, et un budget prévisionnel détaillant les dépenses et le financement prévu. Ces deux parties doivent être conformes aux lignes directrices du Kindermissionswerk et être présentées dans les formats demandés. Vous pouvez télécharger les lignes directrices en cliquant ici.

Vu que la planification d’un projet s’articule autour des besoins réels et de la situation sur le terrain, il n’est pas possible de définir a priori le nombre d’objectifs et de mesures. En règle générale, il faudrait tenir compte de ce qui suit : plus un projet est complexe, plus les aléas et les contraintes auxquels il est soumis augmentent et plus il est difficile à mettre en œuvre (questions de ressources humaines et matérielles). Il est généralement plus efficace de se concentrer sur un petit nombre d’objectifs bien ciblés. Les différentes mesures et activités doivent être parfaitement coordonnées entre elles.

Vous pouvez commencer par nous envoyer une présentation succincte du projet (Concept Note) afin de nous permettre de vérifier si la demande est, a priori, éligible à un soutien. Si cette présentation succincte éveille l’intérêt du Kindermissionswerk, les demandeurs élaborent la demande détaillée de soutien en bonne et due forme, en respectant les délais impartis et les lignes directrices. La présentation succincte du projet doit comprendre les éléments suivants : description du groupe cible, logique du projet (objectif global, sous-objectifs, mesures et activités prévues). Vous pouvez télécharger un modèle-type en cliquant ici.

Il faut joindre à chaque demande un avis écrit de l’Ordinaire compétent, de l’Évêque ou de l’Archevêque du diocèse local sur le projet et le porteur du projet ; en cas de projet présenté par une congrégation, il faut en plus un avis du supérieur de la congrégation.

Il est nécessaire de disposer d’une lettre de recommandation proactive (pas seulement un cachet) dans laquelle l’Évêque certifie que le projet est important pour le groupe cible et pour le site où le projet est mis en œuvre, mais aussi que le porteur de projet / demandeur est digne de confiance, que les personnes d’Église chargées de la mise en œuvre du projet disposent de l’expérience requise, que le projet est conforme au plan de développement et de stratégie du diocèse et que, selon toute probabilité, il contribuera de manière significative à lutter contre la pauvreté au niveau local.

Les demandes de soutien doivent toujours être envoyées au Kindermissionswerk sous forme de document papier dûment signé. Il est souhaitable que les documents importants soient envoyés également par e-mail, étant donné que le Kindermissionswerk utilise des documents numériques pour différents processus de vérification et de coordination. Veuillez nous envoyer de préférence des documents en format WORD ou PDF ainsi que des fichiers EXCEL pour les budgets, les états financiers et les rapports financiers.

Le traitement d’une demande de soutien jusqu’à l’éventuelle approbation du projet par les organes décisionnels met en général plusieurs mois. Veuillez vous abstenir de nous contacter régulièrement pour savoir où en est le traitement de votre demande. Le responsable pays vous contactera spontanément dès qu’il y aura du nouveau. De plus, veuillez vérifier régulièrement votre répertoire de courriers indésirables.

Le budget du projet et/ou les fonds demandés au Kindermissionswerk doivent correspondre au contenu thématique du projet et se situer dans un ordre de grandeur raisonnable. Les programmes pluriannuels, complexes ou à grande échelle sont souvent plus onéreux. Il est aussi fréquent que les projets de construction dans des régions isolées nécessitent des investissements plus lourds. Pour les projets aux besoins financiers très élevés, il convient d’envisager, le cas échéant, des co-financements ou une réalisation en plusieurs phases.

Les frais de personnel doivent être raisonnables ; les coûts administratifs, à réduire au strict minimum, et les coûts d’acquisition doivent se situer dans la fourchette de prix habituellement observée sur le marché local. Le Kindermissionswerk n’accorde jamais, par principe, de soutien aux projets destinés à créer ou à renforcer des institutions ou des organisations. Tout demandeur bénéficiant d’un soutien élevé doit disposer d’un système de gestion financière très performant et faire vérifier ses comptes par un commissaire aux comptes indépendant. Le porteur du projet doit justifier de l’efficacité de son système de gestion financière en présentant les états financiers et les rapports annuels des derniers exercices.

Le soutien à des projets est accordé a priori selon les principes de subsidiarité et de promotion de l’auto-assistance. Les fonds alloués par le Kindermissionswerk n’ont pas vocation à se substituer aux apports propres du partenaire local. Les apports propres, en numéraire ou en nature, de la population locale témoignent de l’importance accordée au projet par la population locale et montrent que le partenaire local et la population s’identifient au projet et aux activités mises en œuvre. Le projet doit renforcer les initiatives locales d’auto-assistance et mettre les acteurs locaux en mesure d’assumer de plus en plus de responsabilités. D’après nos expériences, l’apport propre de la plupart des partenaires s’élève à 10%, voire plus, du budget d’un projet.

Les groupes cibles du Kindermissionswerk sont les enfants et les adolescents de 18 ans au maximum. Dans des cas exceptionnels, un soutien est aussi accordé à de jeunes adultes de plus de 18 ans, notamment en situation de handicap physique ou mental, dans la mesure où cela s’inscrit dans des projets ou des programmes axés sur la jeunesse. Soutenir des enfants et des adolescents nécessite souvent de soutenir aussi les proches des enfants, c’est-à-dire les parents, éducateurs ou travailleurs sociaux défendant les droits des enfants et des adolescents ou leur fournissant des prestations.

Dans le cadre de l’examen préliminaire et de l’examen principal, la demande de soutien est traitée en plusieurs étapes. Pour les projets ciblés sur une thématique précise (santé, construction, protection des enfants), des responsables du secteur concerné participent à l’examen du projet. Le cas échéant, le projet fait aussi l’objet d’un examen financier séparé. En dernier ressort, la commission d’attribution, constituée de représentants du Kindermissionswerk et d’autres organismes de coopération au développement, mais aussi des diocèses allemands, statue sur chaque demande. Cette commission siège quatre fois par an.

Le délai est, en moyenne, de six mois. Compte tenu des dates de réunions de la commission d’attribution, qui siège quatre fois par an, le délai peut être plus long. Il faut a priori plus de temps pour clarifier toutes les questions liées à un projet complexe que s’il s’agit d’un projet de moindre envergure. Si trop de demandes parviennent en même temps au Kindermissionswerk, il peut s’avérer nécessaire de reporter la décision sur certaines demandes à une réunion ultérieure de la commission d’attribution.

Dès que le contrat est signé en bonne et due forme par toutes les parties contractantes, la première tranche des fonds alloués peut être versée. Toutes les autres tranches sont versées successivement, après l’examen des rapports narratifs et financiers, sur la base du budget et du cadre de financement.

Une demande déjà refusée ne peut pas être présentée à nouveau.

Si un soutien est alloué, le partenaire s’engage à rendre compte de l’utilisation de tous les fonds utilisés dans le projet et à fournir régulièrement des rapports sur les avancées du projet. Vous pouvez télécharger ici les lignes directrices et les formats à respecter lors de l’élaboration des rapports narratifs et financiers.

En règle générale, le Kindermissionswerk attend de ses partenaires qu’ils lui fournissent des rapports tous les six mois. Même si le rapport semestriel intermédiaire peut être un peu plus succinct, il doit fournir des informations cohérentes et pertinentes sur l’avancement du projet. Le rapport annuel devrait être le plus détaillé possible ; le cas échéant, il est possible d’y joindre des photos illustrant les progrès du projet. À noter : Les photos n’ont pas vocation à se substituer à la partie narrative du rapport, mais à la compléter. Pour les projets de construction, il est nécessaire de documenter régulièrement l’avancement des travaux. Les photos devraient plutôt être à caractère technique et montrer que la réalisation est conforme à la planification. La règle suivante s’applique toujours : toute modification importante par rapport à la planification initiale doit faire l’objet d’une concertation préalable et être approuvée en amont par le Kindermissionswerk.

Le rapport final est en général le dernier rapport périodique. Il faut néanmoins compléter le rapport narratif en y ajoutant une évaluation sur le déroulement complet du projet et sur son efficacité globale. Le rapport final doit montrer quels problèmes, attendus ou inattendus, ont surgi et comment ils ont été résolus. Il doit aussi indiquer ce qui a spécialement bien marché, quelles modifications ont été apportées au projet initial et quels enseignements le partenaire a tiré du projet. Qu’est-ce que les acteurs locaux pourraient recommander à d’autres partenaires et de quelles modifications faudrait-il tenir compte pour un éventuel projet ultérieur ?

Vous pouvez télécharger ici le logo des « Sternsinger ». Il peut être utilisé pour des campagnes de communication, des inaugurations officielles, des banderoles et des présentations du travail de nos partenaires sur le terrain.

Non, la demande de soutien pour un projet doit toujours émaner d’une personne morale, par exemple d’un diocèse, d’une congrégation religieuse ou d’une ONG.

Non, le Kindermissionswerk n’apporte pas son soutien à des programmes de parrainage d’enfants ou d’autres formes d’aide individuelle. Les projets soutenus par le Kindermissionswerk sont destinés à renforcer les structures collectives et les organisations s’engageant pour le bien-être des enfants et des adolescents.